Vidaus kontrolės sąvoka – naujovė, įstatyminiu lygiu reglamentuojant įmonių veiklą. 2022 m. gegužės 1 d. įsigaliojo Finansinės apskaitos įstatymas (FAĮ), pagal kurį vadovas turi nustatyti vidaus kontrolės priemones ir užtikrinti jų taikymą. Anksčiau jokių reikalavimų dėl vidaus kontrolės nebuvo. Ir taip, tiek priemones nustatyti, tiek jų taikymą užtikrinti turi ne įmonės finansininkas, o vadovas.
Ar įmanoma tai padaryti paprastai ir neinvestuojant per daug laiko? Trumpas atsakymas būtų – taip. Bet, kaip sakoma, velnias slypi detalėse, tad reikia apgalvoti ir jas.
Vidaus kontrolė pagal naują įstatymą apibrėžiama kaip priemonių visuma, kuriomis užtikrinamas bent šių apskaitai keliamų reikalavimų laikymasis:
- laiku ir teisingai parengti apskaitos dokumentus;
- laiku ir teisingai užregistruoti ūkines operacijas;
- apsaugoti prieigas prie apskaitos informacinių sistemų ir apskaitos registrų;
- faktiniais turto ir įsipareigojimų likučiais pagrįsti apskaitos registrų duomenis;
- saugoti apskaitos dokumentus ir apskaitos registrus, o juos praradus arba sugadinus – atkurti.
Skamba kaip finansininko darbas? Tam pritaria ir Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokymo valdymo tarnyba (AVNT), kuri 2022 m. kovo 31 d. išleido rekomendacijas dėl vidaus kontrolės organizavimo, tačiau jose iš karto pasakė, kad tai, kas įstatyme vadinama vidaus kontrole, jie vadins finansinės apskaitos vidaus kontrole arba dar paprasčiau – apskaitos kontrole.
Ką gi daryti, norint įgyvendinti naujuosius vidaus (o gal apskaitos?) kontrolės reikalavimus savo įmonėje?
1 kelias. Nieko
Vidaus kontrolės priemonės turi būti kuriamos tam, kad suvaldytų pagrindines su apskaita susijusias rizikas (dėl apskaitos dokumentų rengimo, ūkinių operacijų registravimo ir t.t.). Rizikos veiksniai priklauso nuo organizacinės struktūros, veiklos srities, vykdomos veiklos, sutarčių, darbuotojų ar kitų asmenų kompetencijos, kitų sąlygų.
Ar galima nustatyti, kad šios rizikos įmonėje minimalios ir nieko nedaryti? Taip, galima. Nei FAĮ, nei AVNT rekomendacijos neliepia kurti formalių vidaus kontrolės procedūrų, todėl nieko nedaryti, jei prisiimate šias rizikas, tikrai galima.
Ar galima nustatyti rizikas ir vis tiek nedaryti nieko? Taip, galima. Ypač, jei savo įmonėje taikote kurią nors iš kokybės vadybos sistemų (pvz., Bendrąjį vertinimo modelį, ISO9000 serijos standartus, Subalansuotųjų rodiklių metodą, LEAN sistemą). Jos apima visų įmonės procesų (įskaitant ir apskaitos) rizikos vertinimą ir reikiamų kontrolės priemonių numatymą.
2 kelias. Puslapis
Vis dėlto, saugesnis variantas būtų įvertinti rizikas. O čia ir atsiranda vieno puslapio vidaus kontrolės tvarkos dokumentas, kuriame pasakyta, kad, pavyzdžiui, kartą per metus įvertinamos rizikos ir numatomos priemonės joms valdyti. Žinoma, jei pasirinksite šį variantą, tada jau ir reikės tą vertinimą kartą per metus atlikti. Bet jam tikrai nereikia skirti daugiau darbo laiko, nei kelios valandos.
3 kelias. Sistema
Jau užsiminiau, kad vidaus kontrolė ir apskaitos kontrolė nėra tas pats. Kiekviena įmonė savo veikloje susiduria su daugybe rizikų (rinkų pokyčiais, augančiomis sąnaudomis, darbuotojų trūkumu ir t.t.), kurios nėra susijusios su apskaita. Galbūt reikėtų pagalvoti apie visų šių rizikų įvertinimą ir priemonių joms valdyti numatymą? Sistemos sukūrimą? Prieš priimdami sprendimą pasitikrinkite, ar žinote atsakymus į šiuos klausimus:
- Kokioje aplinkoje veikia jūsų įmonė?
- Ar atliekate reguliarų rizikos vertinimą?
- Kaip parenkate tinkamas kontrolės priemones? Kaip žinote, kad jos tinkamos?
- Kaip užtikrinate sklandžius informacijos ir komunikacijos procesus įmonėje?
- Ar tai, ką aprašėte vidinėse tvarkose, tikrai veikia praktikoje?
Jei visų atsakymų nežinote, bet norite jų ieškoti, teks kurti sklandžiai veikiančią ir nuolatos prie situacijos prisitaikančią vidaus kontrolės sistemą. Tam vieno puslapio dokumento nepakaks. Teks pasigilinti į FAĮ, AVNT rekomendacijas, susipažinti su kitų įmonių praktikomis, galbūt net pasitelkti išorės pagalbą. Bet gal šis kelias – būtent jums?
Reikia pripažinti, kad naujasis FAĮ duoda postūmį pagalvoti apie tai, kokios vidaus kontrolės sistemos mes norime ir ką galime pasiekti. Nepriklausomai nuo to, kurį kelią pasirinksite, galite būti ramūs – niekas jums negali pasakyti, kad turite rinktis kitą. To nenumato nei įstatymai, nei rekomendacijos, atitinkamai to negali reikalauti ir jūsų auditoriai. Tik jūs geriausiai žinote savo įmonės specifiką, ką norite nuveikti ir ko pasiekti, todėl tik jūs galite nuspręsti, kuris kelias jums tinka labiausiai.
Dr. Živilė Simonaitytė, mokymų įmonės COUNTLINE lektorė
