LR Finansinės apskaitos įstatyme yra apibrėžimas, kad inventorizacija – tai turto ir įsipareigojimų patikrinimas bei jų faktinių likučių palyginimas su apskaitos registrų duomenimis. Taip pat jame teigiama, kad subjekto vadovas užtikrina, jog turto ir įsipareigojimų sąskaitų likučiai būtų pagrindžiami inventorizacijos duomenimis. Taigi, kodėl būtina inventorizuoti metinius duomenis?
Tam yra keletas priežasčių:
- kai reikia nustatyti atsargų likutį ir pardavimų savikainą, taikant periodinį atsargų apskaitos būdą;
- suderinti skolų likučius, nes kartais jie „išsibalansuoja“;
- siekiant faktiškai patikrinti, kiek įmonė turi turto ir įsipareigojimų bei nustatyti jų kokybę – ar visas turtas dar tebėra likvidus ir nenuvertėjo.
Apie neatliktą inventorizaciją išduoda balansas
Kas atsitinka, kai įmonė neatlieka inventorizacijos? Tuomet balanso skaičiai signalizuoja, kad likučiai yra „nenormalūs“. Kiekvienoje ūkio šakoje vyrauja tam tikros tendencijos. Pavyzdžiui, prekybine veikla užsiimančioje įmonėje atsargų likutis įprastai sudaro 9-26 proc. metinės apyvartos.
Vadinasi, jei įmonės apyvarta yra 1 mln. Eur, tai ir atsargų likutis balanse turėtų būti nuo 90 iki 260 tūkst. Eur. Tuo metu paslaugų įmonėse atsargų likučio kartais iš viso nėra, nes reikalingos atsargos perkamos pagal poreikį ir iš karto yra panaudojamos. O gamybinėse įmonėse atsargų likutis dažnai viršija 50 proc. įmonės apyvartos.
Taigi, jeigu visos įmonės metų pabaigoje kruopščiai atliktų atsargų metinę inventorizaciją, tai neteisingų atsargų likučių nė viename balanse nebūtų.
Beviltiškos pirkėjų skolos rodo valios trūkumą
Antroji priežastis, kodėl verta atlikti detalią metinę inventorizaciją – tai gautinų sumų patikrinimas. Juk didžiąją dalį gautinų sumų sudaro pirkėjų skolos, kurios yra dažnai nemaža apyvartinio kapitalo dalis. Ilgesnį laiką neinventorizuojant pirkėjų skolų, kartais susidaro reikšmingos sumos, kurias nemokūs pirkėjai nesumoka laiku arba net ir visai jų negrąžina.
Todėl metinės inventorizacijos metu negavus pasirašyto skolų suderinimo akto iš pirkėjų, jau yra signalas, kad su šia skola ateityje gali būti problemų. Tai reiškia, kad vertinamas ne tik skolos likutis, bet ir tikimybė šią skolą susigrąžinti. O juk beviltiškos pirkėjų skolos turi būti nurašomos. Vadinasi, nebelieka tam tikros turto dalies ir išauga įmonės sąnaudos. Dažnai tokiai ūkinei operacijai pritrūksta vadovų valios, nes nurašytos beviltiškos skolos ne visada tampa ir leidžiamais atskaitymais, apskaičiuojant pelno mokestį.
Tikra ir teisinga
Finansinės ataskaitos parodo įmonės finansinę būklę, veiklos rezultatus ir pinigų srautus. Vadinasi, tik atlikus pilną viso turto ir įsipareigojimų inventorizaciją, galima teigti, kad visi likučiai yra aiškūs ir faktiškas jų kiekis atitinka finansinėje apskaitoje užregistruotą. Tokiu atveju galima drąsiai pasirašyti ir metines finansines ataskaitas.
Veiksminga vidaus kontrolės priemonė
Inventorizacija jau daug metų naudojama kaip labai efektyvi vidaus kontrolės priemonė ir tik nuo 2022 m. gegužės 1 d. jos atlikimo tvarka neviešajam sektoriui visiškai nereglamentuojama. Tai reiškia, jog kiekviena įmonė gali nustatyti, kaip konkrečiai inventorizuos kiekvieną turto ar įsipareigojimų rūšį. Labiausiai patartina taupyti darbo laiką toms inventorizacijos procedūroms, kurios yra visiškai nereikšmingos. Verta pagalvoti, kaip per trumpiausią laiką atlikti metinę inventorizaciją, pavyzdžiui:
- supakuotas atsargas inventorizuoti pagal pakuotėse nurodytą kiekį ir tik tam tikrą pakuočių dalį atidaryti bei patikrinti jų turinį;
- pirkėjų ir tiekėjų skoloms nustatyti reikšmingumo ribą: kai skolos likutis mažesnis už nustatytą sumą, šias skolas inventorizuoti pagal pirminius apskaitos dokumentus, o viršijančias nustatytą ribą skolas suderinti, pasirašant skolų suderinimo aktą;
- suskaičiuoti nepanaudotas atostogas ir pensijų atidėjinius, pasitelkiant apskaitos programą;
- suinventorizuoto turto ir įsipareigojimų apyrašus parengti pagal įmonės nusistatytą sistemą;
- ilgalaikį turtą derėtų priskirti atsakingiems darbuotojams ir inventorizuoti jį pagal atsakingus asmenis, taip patikrinant ne tik turto buvimą, bet ir atliekant turto būklės kontrolę.
Rekomendacijas galima būtų tęsti ir tęsti, tačiau kiekviena įmonė turi nustatyti savo inventorizacijos atlikimo tvarką ir jos laikytis. Kaip jau buvo minėta – vadovas yra atsakingas už tokios tvarkos sukūrimą ir patvirtinimą.
Inventorizacijos dokumentai yra įrodymas, kad metinė inventorizacija yra atlikta. Ir visi jie gali būti skaitmeniniai. Šių duomenų gali prireikti daugelio patikrinimų metu – mokesčių administratoriaus, muitinės, net ir aplinkosauginių mokesčių patikrinimuose, pavyzdžiui, kai tyrimo objektas yra pakuotės ir jų sunaudojimas.
Gali apginti vadovo reputaciją nemokumo atveju
Pablogėjus įmonės finansinei būklei ar priartėjus prie nemokumo ribos, vienas iš svarbiausių veiksmų nemokumo administratoriui – nustatyti, ar įmonės nemokumo situacija nebuvo sukelta tyčia. Todėl įvykdytų inventorizacijų įrodymai pasitarnauja vadovui, įrodinėjant savo rūpestingumą siekti įmonės gebėjimo tęsti veiklą.
Norisi tikėti, kad vis daugiau vadovų supras, jog metinė inventorizacija yra būtina ir labai reikalinga procedūra, o jos atlikimas bus sklandus.
Jurgita Navikienė, mokymų įmonės COUNTLINE lektorė
